Datenschutzerklärung für WinMail

Stand: 15. September 2026

Verantwortlicher

Intakt Musikinstitut, Kontakt: michael@intakt-musikinstitut.de, Website: intakt-musikinstitut.de.

Was WinMail ist

WinMail ist ein E-Mail-Programm, das vollständig auf dem Windows-Rechner der Nutzerin oder des Nutzers läuft. Es verbindet sich direkt mit den Mailservern der eingerichteten Konten (IMAP/SMTP). Es gibt keinen Server des Intakt Musikinstituts, der E-Mails, Kontakte oder Zugangsdaten empfängt, speichert oder auswertet.

Google-Konten (OAuth 2.0)

Bei der Anmeldung mit einem Google-Konto fordert WinMail über den Google-Anmeldedialog den Bereich https://mail.google.com/ (Lesen, Senden, Löschen und Verwalten von E-Mails über IMAP/SMTP) sowie die E-Mail-Adresse des Kontos an. Das dabei ausgestellte Zugriffs- und Aktualisierungstoken wird ausschließlich lokal auf dem Rechner gespeichert, verschlüsselt mit der Windows-Datenschutz-API (DPAPI) für das angemeldete Windows-Benutzerkonto. Es wird zu keinem Zeitpunkt an das Intakt Musikinstitut oder Dritte übertragen.

WinMail verwendet die über Google-APIs erhaltenen Daten ausschließlich, um E-Mails im Programm anzuzeigen, zu durchsuchen, zu senden und zu verwalten. Die Nutzung der von Google erhaltenen Daten richtet sich nach der Google API Services User Data Policy einschließlich der Anforderungen zur eingeschränkten Nutzung (Limited Use). Daten aus Google-Konten werden nicht an Dritte weitergegeben, nicht verkauft, nicht für Werbung verwendet und nicht von Menschen gelesen, außer die Nutzerin oder der Nutzer selbst.

Der Zugriff kann jederzeit unter myaccount.google.com/permissions widerrufen werden; zusätzlich löscht das Entfernen des Kontos in WinMail das lokal gespeicherte Token.

Lokal gespeicherte Daten

WinMail legt im Benutzerprofil (%LOCALAPPDATA%\WinMail) folgende Daten ab: Kontoeinstellungen mit verschlüsselten Passwörtern bzw. Tokens, einen Zwischenspeicher der Nachrichtenköpfe und – für die lokale Volltextsuche – den reinen Text von Nachrichten, das gemeinsame Adressbuch (automatisch aus Absendern eingehender E-Mails gesammelt) sowie Mailvorlagen und Einstellungen. Diese Daten verlassen den Rechner nicht.

Optionale KI-Antwortvorschläge

Nur wenn die Nutzerin oder der Nutzer diese Funktion ausdrücklich aktiviert und einen eigenen API-Schlüssel hinterlegt, werden für eine konkrete Antwort der Text der jeweiligen Nachricht, die eigene Angabe und optional eigene Vorlagen an die Claude-API von Anthropic übertragen. Es gilt die Datenschutzerklärung von Anthropic. Ohne Aktivierung findet keine solche Übertragung statt.

Update-Server

WinMail prüft regelmäßig unter updates.intakt-musikinstitut.de, ob eine neue Programmversion vorliegt, und lädt sie nach Bestätigung herunter. Dabei werden – wie bei jedem Webserver – IP-Adresse, Zeitpunkt, angefragte Datei und Programmversion (User-Agent) technisch verarbeitet; diese Serverprotokolle werden nur bei Fehlerdiagnose eingesehen und nicht länger als sieben Tage aufbewahrt. Weitere Daten werden nicht übertragen.

Rechte der Betroffenen

Da das Intakt Musikinstitut keine personenbezogenen Daten aus WinMail speichert, können Auskunft, Berichtigung und Löschung direkt durch die Nutzerin oder den Nutzer am eigenen Rechner ausgeübt werden. Fragen beantwortet der oben genannte Kontakt.